Notion als Todo-System: Lohnt sich der Aufwand?
Notion kann buchstäblich alles sein: Notizbuch, Wiki, Projektmanagement-Tool, CRM – und natürlich auch eine Todo-Liste. Genau das ist das Problem. Wenn ein Werkzeug alles kann, musst du erst einmal entscheiden, was es für dich sein soll. Und das kostet Zeit, die du eigentlich für deine Aufgaben brauchst.
Was Notion wirklich gut kann
Der größte Vorteil von Notion ist die Datenbankfunktion. Du kannst Aufgaben nicht nur auflisten, sondern mit Eigenschaften versehen: Priorität, Fälligkeitsdatum, Projekt, Status, verantwortliche Person. Diese Aufgaben lässt du dir dann als Tabelle, Kanban-Board, Kalender oder gefilterte Liste anzeigen – je nach Kontext.
Das ist besonders nützlich, wenn deine Aufgaben eng mit anderen Informationen zusammenhängen. Zum Beispiel: Du planst ein Webprojekt und willst Aufgaben direkt neben Briefings, Links und Notizen haben. In Notion baust du das alles in einem Workspace. Du springst nicht zwischen fünf Apps hin und her.
Vorlagen helfen beim Einstieg. Es gibt unzählige kostenlose und kostenpflichtige Setups für GTD, Wochenplanung oder Projekte. Aber Vorsicht: Eine fremde Vorlage passt selten zu deiner Arbeitsweise. Du wirst fast immer anpassen müssen.
Der Setup-Aufwand ist real
Wenn du Notion als ernsthaftes Todo-System nutzen willst, investierst du anfangs Stunden, manchmal Tage. Du baust Datenbanken, legst Eigenschaften an, verknüpfst Ansichten, überlegst dir Filterregeln. Das ist kein einmaliger Aufwand – denn ein System, das nicht zu deinem Alltag passt, wird laufend umgebaut.
Das Phänomen hat sogar einen Namen in der Produktivitätscommunity: "Notion-Prokrastination". Du optimierst dein System, statt deine Aufgaben zu erledigen. Das klingt nach einem Klischee, ist aber ein echtes Risiko, wenn du gerne Strukturen baust.
Hinzu kommt: Notion ist im Browser und als App verfügbar, aber die mobile App ist langsam. Eine kurze Aufgabe schnell auf dem Smartphone erfassen? Funktioniert, aber nicht so reibungslos wie in einer dedizierten App wie Todoist oder Apple Reminders.
Wann Notion zu kompliziert wird
Es gibt klare Warnsignale, dass Notion als Todo-System nicht das Richtige für dich ist:
- Du verbringst mehr Zeit mit dem System als mit den Aufgaben darin.
- Deine Liste ist übersichtlich – zehn bis zwanzig Aufgaben täglich, keine komplexen Projekte.
- Du brauchst schnellen Zugriff unterwegs, ohne Ladezeit.
- Du arbeitest allein, nicht im Team.
Für einfache persönliche Aufgabenlisten ist Notion wie ein Schweizer Taschenmesser, wenn du eigentlich nur ein Küchenmesser brauchst. Eine schlichte Liste – auf Papier, in einer Notiz-App oder mit einem simplen Tool – ist dann deutlich effizienter. Auf todo-lists.de gibt es zum Beispiel eine kostenlose druckbare Vorlage unter /printable.html, die für viele Fälle ausreicht.
Für wen Notion als Todo-System Sinn ergibt
Notion lohnt sich, wenn deine Aufgaben Teil eines größeren Wissens- und Projektsystems sind. Freelancer, die Kundenprojekte, Rechnungen und Aufgaben zentral verwalten wollen. Kleine Teams, die ein gemeinsames System ohne teure Projektmanagement-Software suchen. Menschen, die ohnehin bereits Notion für Notizen nutzen und keine weitere App einführen wollen.
In diesen Fällen amortisiert sich der Aufwand. Du hast alles an einem Ort, kannst Aufgaben mit Kontext verknüpfen und Ansichten bauen, die wirklich zu deinem Workflow passen. Das ist der Unterschied zu einer starren App, die dir ihr System vorschreibt.
Fazit
Notion als Todo-System lohnt sich, wenn du komplexe Projekte verwaltest und Aufgaben eng mit anderen Informationen verzahnen willst. Für einfache tägliche Listen ist es überdimensioniert – der Setup-Aufwand übersteigt den Nutzen. Entscheide zuerst, welche Komplexität dein Alltag wirklich hat, und wähle dann das Werkzeug dafür.