Apple Erinnerungen vs Google Tasks vs Microsoft To-Do: Welche System-App passt zu dir?
Du brauchst keine Bezahl-App, um Aufgaben zu verwalten – zumindest nicht zwingend. Apple, Google und Microsoft liefern jeweils eine kostenlose To-do-App direkt mit. Das klingt praktisch, hat aber einen Haken: Jede dieser Apps funktioniert am besten innerhalb ihres eigenen Ökosystems. Wer das versteht, trifft die richtige Wahl.
Apple Erinnerungen: Stark auf iPhone und Mac, schwach außerhalb
Apple Erinnerungen hat sich in den letzten Jahren deutlich verbessert. Du kannst Aufgaben in Listen sortieren, Unteraufgaben anlegen, Fälligkeitsdaten mit Uhrzeit setzen und seit iOS 17 sogar Einkaufslisten automatisch kategorisieren lassen. Die Siri-Integration ist der größte Pluspunkt: "Hey Siri, erinnere mich morgen früh daran, die Rechnung zu schicken" funktioniert zuverlässig und ohne Umweg.
Die App läuft nahtlos über iPhone, iPad, Mac und Apple Watch. Wenn du ausschließlich im Apple-Universum lebst, ist das kaum zu schlagen. Das Problem: Auf Android oder Windows gibt es keine offizielle App. Der Webzugriff über iCloud.com ist möglich, aber umständlich. Wer gemischte Geräte nutzt oder mit Windows-Nutzern zusammenarbeitet, wird schnell an Grenzen stoßen.
Google Tasks: Funktional, aber bewusst minimalistisch
Google Tasks ist die schlankste der drei Apps. Du bekommst Aufgabenlisten, Unteraufgaben, Fälligkeitsdaten und eine direkte Integration in Gmail und Google Kalender. Genau diese Verknüpfung ist der eigentliche Mehrwert: Eine Mail markieren, direkt als Aufgabe speichern – das spart im Arbeitsalltag echte Zeit, wenn du viel mit Gmail arbeitest.
Die App gibt es für Android und iOS, außerdem als Seitenleiste in Gmail und Google Workspace. Wer beruflich auf Google Workspace setzt, hat Tasks automatisch dabei. Die Schwäche: Funktionen wie Prioritäten, Tags oder Kommentare fehlen komplett. Für komplexe Projekte reicht Tasks nicht. Für eine einfache tägliche Aufgabenliste neben dem E-Mail-Postfach tut es seinen Job.
Microsoft To-Do: Der Funktionsumfang-Gewinner im Trio
Microsoft To-Do hat unter den drei Apps den größten Funktionsumfang. Du bekommst Aufgabenlisten, Unteraufgaben, Wiederholungen, Fälligkeiten, Erinnerungen, Dateianlagen und eine Integration in Microsoft 365 – inklusive Outlook-Aufgaben. Besonders nützlich: die "Mein Tag"-Funktion, bei der du jeden Morgen gezielt auswählst, was du heute erledigen willst. Das ist eine simple, aber wirkungsvolle Routine ähnlich wie eine manuelle Tagesplanung.
Die App läuft auf Windows, macOS, Android, iOS und im Browser – damit ist sie plattformübergreifend am flexibelsten. Wenn dein Arbeitgeber Microsoft 365 einsetzt, ist To-Do die logische Ergänzung: Outlook-Aufgaben erscheinen automatisch in To-Do, Teams-Integrationen sind möglich. Für reine Apple- oder Google-Nutzer bringt das wenig, aber wer in gemischten Umgebungen arbeitet, profitiert hier am meisten.
Wer sollte welche App nutzen?
- Apple Erinnerungen: Für dich, wenn du ausschließlich Apple-Geräte nutzt, Siri in deinen Alltag eingebunden hast und keine Zusammenarbeit mit anderen brauchst.
- Google Tasks: Für dich, wenn Gmail dein wichtigstes Arbeitswerkzeug ist und du eine einfache, ablenkungsfreie Aufgabenliste direkt daneben willst.
- Microsoft To-Do: Für dich, wenn du Windows oder Microsoft 365 nutzt, plattformübergreifend arbeiten musst oder etwas mehr Struktur und Funktionen brauchst.
Wenn du zusätzlich eine Methode zur Priorisierung suchst, hilft unser kostenloses Eisenhower-Matrix-Tool dabei, Wichtiges von Dringendem zu trennen – unabhängig davon, welche App du nutzt.
Fazit
Keine dieser drei Apps ist universell die beste – sie gewinnen jeweils im eigenen Ökosystem. Apple Erinnerungen glänzt mit Siri und Hardware-Integration, Google Tasks punktet durch Gmail-Nähe, Microsoft To-Do bietet den breitesten Funktionsumfang und die größte Plattformflexibilität. Entscheide nicht nach Features-Listen, sondern danach, welche App du täglich ohne Reibung öffnest.